江门市环境保护局重大活动、重要会议档案归档管理制度

重大活动、重要会议所形成的档案从不同侧面记录与反映了本局开展重要工作的历史面貌与重要历程，是环保档案资源的重要组成部分。为了加强对重大活动、重要会议档案资源的管理，确保重大活动、重要会议档案资源的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合本局实际，特制定本规章制度。

本规章所指重大活动、重要会议档案是指由本局及各科室、分局和各事业单位主办、承办或参与的重大活动和重要会议所形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体形式的历史记录及其它具有参考价值的文件材料。

第一条  重大活动、重要会议主要包括：

（一）国家环保部、省环保厅主要领导、江门市市委和市政府等重要领导同志在本局视察、考察、调查研究和指导工作的活动。

（二）局领导参加有重要意义和较大影响的活动，赴外地调查研究、考察工作的活动。
    （三）本局重要的涉外活动。

（四）本局召开重要的全市性、专业性工作会议活动。

（五）本局组织的具有重要纪念意义的宣传、展览、表彰活动。

（六）本局重要合同和协议签字仪式。

（七）本市发生重大污染事故的查处活动。

（八）本局开展的重要执法活动。

（九）本局组织、承办的重要环保宣传教育活动。

（十）本局组织、承办的重要应急演练活动。

第二条  全局重大活动与重要会议档案属本局所有，任何部门和个人不得拒交、擅自销毁或据为已有。重大活动与重要会议档案的归档范围包括：
    （一）重大活动、重要会议的请示、批复、活动方案、会议议程、工作报告、领导人讲话、会议成果、会议记录、宣传报道等重要文字材料。
    （二）记录重大活动、重要会议现场内容的照片、光盘、录音、录像带等音像材料及其文字说明。
    （三）在外出公务活动中或重大庆典上所获赠的重要礼品、贺书等实物档案。

（四）其它具有历史参考价值的材料。
    第三条  办公室是本局档案工作的职能部门，负责督促、指导、检查重大活动、重要会议文件材料的积累、整理归档工作，并应及时编制检索工具，开展重大活动、重要会议档案的利用工作。
    第四条  重大活动、重要会议的主办或承办单位是档案的责任者，负责重大活动、重要会议档案的收集、立卷、归档工作。两个以上单位联合承办的重大活动、重要会议，归档工作由主办单位负责。

领导同志参加的有重要意义和较大影响的活动所形成的文件材料、照片、录像等各种载体的材料，由随行的人员负责收集。
    领导同志重要活动的文件材料、照片、录像等档案资料的整理、立卷工作，由有关部门负责。
    第五条  在重要活动与重要会议的筹备阶段，主办或承办部门应及时填写《重大活动、重要会议知会登记表》（详见附表1）报送局办公室，并会同局办公室协商重大活动、重要会议档案的收集范围与预立卷方案，明确文件材料管理的负责人。局办公室应与重要活动、重要会议的主办部门或承办部门保持密切联系，及时掌握与跟踪重大活动与重要会议的最近进展，并及时向主办或承办部门提供档案归档的业务指导。
    第六条  主办或承办部门应在重大活动与重要会议结束30天内，对文件材料进行归档。因特殊原因需延期移交档案的，须经局办公室同意。对因保管条件恶劣或其它原因可能导致档案严重损毁和不安全的，局办公室有权提前接收。
    第七条  本局人员参与的社会重大活动和重大会议材料，如属于本局所有的，参与部门和参与者在活动和会议结束后，应及时将各种载体档案材料整理归档。如果属于私人所有的，局办公室可以鼓励或说服参与者捐赠档案。
    第八条  所归档的文件材料必须严格按照立卷要求，遵循文件材料的形成特点和规律，确保重大活动、重要会议档案资料收集齐全、完整、准确、系统，整理符合标准规范。照片、录音、录像和电子文件必须图像清晰，声音清楚，并必须附有重要活动与重要会议的时间、地点、人物、事由等相关文字说明。

第九条  局办公室应对归档的文件材料进行检查验收，确认符合要求后，填写《重大活动、重要会议材料移交归档登记表》（详见附表2）一式两份。交接双方签字盖章，各持一份，以示负责。
    第十条  本办法自通过之日起生效。

附表：1、重大活动、重要会议知会登记表

          2、重大活动、重要会议材料移交归档登记表