第一条 为正确界定环境保护文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映各部门主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定本规定。
第二条 本规定中的环境保护文件材料是指在环境保护工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条 本局文件材料归档范围是：
1、反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对指导本局工作、促进本市环境保护事业发展及历史研究具有利用价值的文件材料；
2、本局工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4、其他对本局工作具有查考价值的文件材料。
第四条 本局文件材料不归档范围是：
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本局办理的文件材料；任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
2、本局文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机
关内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料；
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄报的文件材料。
第五条 凡属本局归档范围的文件材料，必须按有关规定向本局办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 环境保护文件的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。
第七条 本局永久保管的档案主要有：
1、本局制定的有关法规政策性文件材料；
2、本局召开的重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
3、本局在环境保护管理职能活动中形成的重要业务文件材料；
4、本局关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
5、本局机构演变、人事任免等文件材料；
6、本局房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
7、上级机关制发的关于环境保护管理工作的重要文件；
8、同级机关、相关企业关于环境保护重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条 本局定期保管的文书档案主要有：
1、本局在环境保护管理职能活动中形成的一般性业务文件材料；
2、本局召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
3、本局人事管理工作形成的一般性文件材料；
4、本局一般性事务管理文件材料；
5、本局关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结统计报表等；
6、上级机关制发的属于本局主管业务的一般性文件材料；
7、上级和同级机关制发的非本局主管业务但要执行的文件材料；
8、同级机关、相关企业关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
9、相关企业报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条 本局人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和保管期限，按国家有关规定执行。
第十条 本局对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条 与其他部门联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办方归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十二条 本局各部门应全面分析和鉴别本部门文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和档案保管期限。
第十三条 规定自通过审批之日起实施。此前编制的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》同时废止。
附表：江门市环境保护局文件材料归档范围和保管期限表