江门市环境保护局档案管理办法（修订稿）

第一章  总  则

第一条  为规范本局及属下事业单位档案工作，进一步发挥档案在环境保护工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《环境保护档案管理办法》，结合本局实际，制定本办法。

第二条  本办法所指档案是指本局及属下事业单位在履行环境保护职责中直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子信息等不同形式的历史记录。

第三条   本局档案工作遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于档案有效利用。

第四条  本局档案工作在业务上受同级档案行政管理部门和上级环境行政主管部门的监督和指导。

第二章 档案机构及其职责

第五条  局办公室为本局档案机构，并履行下列职责：

（一）认真组织学习宣传和贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。

（二）对局机关各科室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。

（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。

（四）对局属下事业单位档案工作进行指导、监督和检查。

（五）组织档案信息资源的开发，做好档案利用的服务工作。

（六）办理局领导交办的其它有关的档案业务工作。

第六条  局机关各科室、分局及各事业单位应把档案工作纳入本部门的年度计划，配备档案工作人员。

第七条 档案工作人员履行以下职责:
　　(一)贯彻执行档案工作的方针、政策、法规及有关制度;
　　(二)监督、指导和协助文书立卷人员做好档案的立卷归档工作;
　　(三)检查、验收各类档案是否完整、准确、系统;
　　(四)负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定和统计工作，熟悉所保管的档案情况;
　　(五)开展档案的开发利用工作;
　　(六)遵守国家保密制度，不得造成档案的损毁、丢失、泄露;不得擅自提供、复制文书档案确保档案的机密与安全。

第三章  档案整理移交

第八条  凡是反映本局工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。

第九条  各种门类档案的立卷归档，由相关业务科室、事业单位及其工作人员负责，定期整理、立卷，并移交局办公室集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。各事业单位除以市环保局名义制发的文件及监测业务档案外，其他文书档案、业务档案由各单位集中管理。

第十条  各种门类档案案卷制作应遵循《中华人民共和国环境保护行业标准》中的《环保档案管理规范-科学研究（HJ/T8.1-94）》、《环保档案管理规范-环境监测（HJ/T8.2-94）》、《环保档案管理规范-建设项目环境管理（HJ/T8.3-94）》、《环保档案管理规范-污染源（HJ/T8.4—94）》、《环保档案管理规范-环境监察（HJ295-2006）》，按照《文书档案案卷编制办法》（见附件）执行。
　　第十一条  档案的归档应在下列时间期限内完成：
　　一、文书档案：

(一)文书档案材料应由经办科室档案人员收集齐全、整理后于次年3月30日前移交局档案室。

(二)带有密级的环境保护文件材料，应由局保密员随时整理、立卷、归档。

二、业务档案：应由经办科室、单位收集、整理后于翌年的8月底前移交局办公室。行政处罚卷宗可视案件办结情况延迟移交，但延迟期限不得超过两年。

三、会计档案：由财务室整理立卷后，按2007年7月1日实施的《会计法》规定，于隔年的7月底前移交局办公室。

四、声像档案：自形成一个月内交档案室归档，凡归档的照片（连图片）、录音带必须有文字说明，包括时间、地点、人物、职务、内容、拍摄（录制）者姓名，录像带应有解说词。

五、环境保护科研或者工程建设档案：应由下达科研项目或者工程任务的部门督促承担单位在成果鉴定或者工程验收后两个月内移交局办公室归档，周期过长的可以按形成阶段分期归档。

六、电子档案：上述各种门类档案产生的电子文件，连同机读目录，刻制光盘，随同纸质档案一齐移交。

各科室、分局及各事业单位应建立完善日常拟归档材料收集登记制度，对归档材料做好登记，填好《拟归档材料日常收集登记表》（详见附表），并于每季度末报局办公室，以便随时掌握归档材料收集情况。

第四章  档案的管理

第十二条  本局及事业单位档案机构应建立健全档案统计制度，并按时将统计结果汇总报上级环境保护行政主管部门和同级档案行政主管部门。

第十三条   档案工作人员调动时，必须办理移交手续，不得带走或毁弃属于归档范围的文件材料。
　　第十四条   档案保管应有专用库房或档案柜，并指定专人管理，非工作人员未经批准不得进入档案专用库房。
　　档案库房或存储场所应配备防盗、防火、防潮、防污染和防虫、防鼠等安全设施，并保持适当的温度、湿度。存放声像等特殊载体档案的装具，应当配备防磁化设施。
　　第十五条   局办公室应每年不少于一次检查各种门类档案的保管状态，对破损或变质的档案应及时修复。

第十六条   有下列行为之一的，对相关责任人员给予行政处分，造成损失的可以根据档案的价值和数量，按有关规定责令赔偿损失：
　　(一)损毁、丢失或擅自销毁具有保存价值的或者应当保密的档案；
　　(二)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有或者拒绝向档案机构移交的；
　　(三)涂改、伪造档案的；
　　(四)档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

第十七条  对失职失察或因疏忽大意、违反纪律而导致涉密档案中的重大涉密信息泄露，要根据有关规定给予党纪、行政处分；触犯刑律的，要移送司法机关追究其刑事责任。

第五章  档案的利用

第十八条   档案机构应当编制各种检索工具，积极开发文书档案信息资源。
　　第十九条   局机关、分局及各事业单位保存的各门类档案主要供本部门利用。局机关工作人员需查阅各事业单位保存的文书档案时，各事业单位应给予积极配合。
　　其他单位人员查阅文书档案或建设项目档案，需持单位介绍信，说明利用目的和范围，并经档案机构负责人批准。
　　第二十条 本局内部工作人员经档案机构负责人批准可借用档案。借用的档案原则上3日内归还，最长不得超过一周。借用档案者应对所借档案的安全和保密负责，不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽取、拆散档案，严禁在档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式损害档案的原有状态。

第六章  档案的销毁

    第二十一条  保管期满的档案由档案机构负责销毁。局机关文书档案销毁时，由局办公室和相关业务部门组成鉴定组进行审核后，办理备案手续即可销毁；事业单位档案由事业单位相关人员组成鉴定组进行审核后，办理备案手续即可销毁。

第二十二条  局机关要销毁的档案由局办公室委托有资质的专业保密销毁机构进行集中销毁。各直属单位要销毁的文书档案由各单位按规定办理。

第二十三条  档案销毁后及时调整档案柜架并在目录及检索工具中做出相应的注明。

第七章  附  则

第二十四条  局各事业单位档案机构可据本办法，结合各自实际制定本单位文书档案管理细则，并报局办公室备案。

第二十五条  本办法由局办公室负责解释，自印发之日起执行。

附表：拟归档材料日常收集登记表

附表

拟归档材料日常收集登记表

登记科室：

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